On recommande aux organisations qui font appel à des bénévoles de consigner le fruit de leur réflexion à ce sujet dans un concept. En sus des dimensions incontournables de la gestion et de la coordination, d’autres aspects du bénévolat peuvent être abordés. Les principaux objectifs d’un concept sont les suivants (cf. Reifenhäuser/Reifenhäuser 2013: 25):

• Définir des conditions-cadres réfléchies, transparentes et durables
• Instaurer des principes, des processus et des normes homogènes
• Permettre la réalisation d’objectifs et de stratégies grâce au bénévolat
• Promouvoir une vision commune du bénévolat au sein de l’organisation
• Assurer la continuité en cas de changement de personnes
• Clarifier le rôle des bénévoles, notamment par rapport à celui des collaborateurs
• Garantir et améliorer la qualité des prestations bénévoles
• Créer un document de référence interne et externe rendant compte de la qualité de la gestion et de la coordination des bénévoles

Le concept doit tenir compte de la structure et des ressources de l’organisation et nécessite une mise en œuvre sur mesure (cf. Reifenhäuser/Reifenhäuser 2013: 25). 

Il existe des organisations qui, sans être dotées d’un concept, gèrent et coordonnent avec talent leurs bénévoles grâce à d’autres outils. Même dans ces circonstances, il demeure intéressant de rédiger un concept qui réunisse l’essentiel de la réflexion et du savoir en matière de recours au bénévolat.
 

Un concept de gestion des bénévoles traite des deux dimensions que sont la gestion et la coordination des bénévoles. Il peut reprendre la structure du cycle du bénévolat ou s’inspirer de modèles similaires. Il doit aussi expliquer, définir et délimiter l’ensemble des notions et termes clés (cf. Reifenhäuser/Reifenhäuser 2013: 62). Enfin, il doit montrer à l’aide d’un plan comment les tâches de gestion et de coordination seront mises en œuvre et, si nécessaire, développées dans un second temps.

Avant d’être utilisé, le concept doit recueillir l’approbation des instances dirigeantes.
Sa mise en œuvre est planifiée concrètement selon les modalités prévues par le concept. Pour obtenir une vue d’ensemble des mesures à engager, on peut comparer la situation actuelle avec la situation visée telle qu’elle est présentée dans le concept. L’état des lieux, c’est-à-dire l’analyse de la situation actuelle en matière de gestion et de coordination des bénévoles, sert de point de départ à la définition des mesures et du calendrier d’exécution, ainsi qu’à leur déploiement par étapes.