Fin de l’engagement

Evaluation

Le travail des bénévoles doit lui aussi être évalué, au plus tard à la fin de l’engagement. L’idéal est de mener des évaluations régulières. L’objectif est d’identifier les points forts et les points faibles de l’activité bénévole afin d’améliorer celle-ci à long terme.

Tirer parti du point de vue des bénévoles

Au cours de leur engagement, les bénévoles multiplient les expériences, se retrouvant dans des situations souvent heureuses, parfois négatives, voire éprouvantes. Dans cette position spécifique, ils sont susceptibles de remarquer des choses que les collaborateurs rémunérés par exemple estiment comme allant de soi. Des évaluations régulières sont utiles pour remédier à cette perte du sens critique qui affecte avec le temps les organisations.
Le but de l’évaluation est de faire le point sur le bien-être des bénévoles, les aspects de leur activité qu’ils préfèrent et les difficultés qu’ils rencontrent, ainsi que sur les points à améliorer, que ce soit au niveau de l’organisation ou sur le plan personnel (cf. Croix-Rouge allemande 2013: 95). L’évaluation s’inscrit ainsi dans la démarche d’assurance-qualité
 

Fréquence et outils de l’évaluation

L’idéal est de mener régulièrement des évaluations avec chaque bénévole, tous les ans par exemple. Pour les engagements de courte durée, l’évaluation doit avoir lieu au plus tard au cours de l’entretien de départ. Dans tous les cas, elle doit être annoncée. 
L’évaluation des engagements et le recueil de retours peuvent s’appuyer sur différents outils (cf. Croix-Rouge allemande 2013: 95):

  • Questions posées «en passant»
  • Entretiens de feedback ou d’évaluation structurés
  • Questionnaire annuel
  • Enquête auprès des collaborateurs
  • Point de l’ordre du jour consacré à l’évaluation durant les réunions d’équipe 
  • «Boîte à feedback»
  • Enquête de satisfaction dans le cadre d’un atelier qualité

Le déroulé de l’évaluation dépend des informations qui vous intéressent et de vos objectifs. Souhaitez-vous aborder un large éventail de sujets ou préférez-vous recueillir l’avis du bénévole sur un point en particulier?
 

Entretien d’évaluation

L’évaluation peut être pratiquée dans le cadre d’un entretien, comme celui qui a lieu avant le départ du bénévole. L’objectif est d’échanger sur le travail réalisé tant par le bénévole que par l’organisation en ne perdant pas de vue les préoccupations des deux parties. 
L’entretien doit avoir lieu dans un endroit calme. Il peut s’articuler autour des points suivants (cf. Reifenhäuser/Reifenhäuser 2013: 151):

  • Entrée en matière: «C’est un plaisir de vous voir. Nous avons une heure devant nous. Puis-je vous offrir un café, un thé, de l’eau?», etc.
  • Questions sur l’activité: «Qu’est-ce qui vous plaît dans votre travail? Où situez-vous les difficultés? Qu’en est-il de votre motivation?», etc.
  • Echange de retours: «Je souhaiterais vous dire rapidement ce que je pense de vous et de votre activité…» ou «J’aimerais que vous me disiez ce que vous pensez de…»
  • Conclusion: «Merci pour ces précieuses informations qui nous permettront de…»

Des études montrent que les avis donnés par d’autres personnes sont source de motivation et améliorent la satisfaction et la performance (cf. Neufeind/Wehner: 8). Les retours d’information que vous donnez au bénévole durant l’évaluation peuvent avoir un effet stimulant tout en ren-forçant son sentiment d’être reconnu. Assurez-vous pour cela de respecter un équilibre entre les points forts et les éventuels points faibles. Le mieux est de commencer par les aspects positifs, puis d’aborder de façon constructive les aspects négatifs, avant de conclure sur une appréciation encourageante. Faites toujours référence à des situations et des exemples concrets, soulignez le fait qu’il ne s’agit que de votre point de vue et exprimez-vous à la première personne.
Le retour du bénévole devrait durer à peu près aussi longtemps que le vôtre. Pour lui faciliter la tâche, vous pouvez l’informer à l’avance que vous attendez un feedback et préciser une durée approximative. Vous devez ensuite accepter son avis et le remercier.
 

L’évaluation, et après?

L’évaluation doit servir à améliorer en continu le travail de gestion et de coordination des bénévoles. Il convient d’analyser les résultats puis de déterminer si et comment ils sont susceptibles de déboucher sur une amélioration. 
Les résultats fournis par les différents outils d’évaluation doivent être consignés de façon centralisée, afin de mettre en évidence d’éventuelles récurrences significatives qui vous mettront sur la voie d’améliorations possibles. 
Pour les évaluations de grande ampleur, veillez à informer les participants des résultats et à les associer aux travaux d’amélioration de la qualité.