Mise en œuvre

Communication

La communication est l’une des clés de la collaboration avec les bénévoles. Sur le plan interne, elle encourage le sentiment d’appartenance et l’attachement vis-à-vis de l’organisation, tandis qu’une communication externe efficace a des retombées favorables en termes d’image et de notoriété.

Communication interne

Une bonne circulation de l’information entre une organisation et ses bénévoles renforce l’attachement à l’organisation (cf. Van Schie/Güntert/Wehner 2015: 135, 136). De fait, il existe d’autres groupes internes qui doivent bénéficier d’une communication de qualité (cf. Reifenhäuser/Reifenhäuser 2013: 89): 

  • Bénévoles et titulaires de charges honorifiques
  • Membres
  • Collaborateurs
  • Organisations membres
  • Partenaires de coopération

Ces groupes cibles doivent être informés régulièrement sur des sujets internes. Toutefois leurs intérêts ne sont pas tous les mêmes: les bénévoles s’intéressent en premier lieu à tout ce qui est en rapport avec leur engagement ou ce qui est susceptible d’avoir des répercussions pour eux (formations, réunions d’échanges, données clés de leur domaine d’intervention, évolutions structurelles ou financières). Mais ils apprécieront aussi de recevoir des informations concernant l’organisation dans son ensemble (réflexions stratégiques, changements à la direction, dates anniversaires, campagnes et manifestations programmées, modifications des statuts, etc.). 

L’idéal est de consigner dans un document les thématiques de prédilection de chaque groupe cible, ainsi que le rythme des publications et les canaux de communication à privilégier, en opérant pour ce dernier critère une distinction en fonction des destinataires. Par exemple, les jeunes bénévoles se sentiront davantage interpellés en recevant des informations par courriel, WhatsApp ou sur les réseaux sociaux, alors que les bénévoles plus âgés préféreront peut-être les classiques courriers postaux. 
Pour savoir quelles options prendre en fonction des groupes cibles, réalisez une enquête auprès des bénévoles, membres et autres acteurs. Vous obtiendrez à peu de frais une foule de renseignements utiles qui vous aideront à optimiser vos activités de communication interne. 
 

Communication externe

Si une organisation offre des possibilités d’engagement attrayantes et des conditions-cadres de qualité à ses bénévoles, elle doit naturellement le faire savoir au plus grand nombre. La communication externe vise à fabriquer et à diffuser une image de marque positive de l’organisation et à l’ancrer durablement auprès de certains groupes cibles. Ce travail de consolidation contribue à entretenir durablement la disposition à s’engager d’une partie de la population. Et ce ne sont pas là les seuls avantages: avec une communication externe bien menée, vous pourrez trouver plus facilement des partenaires de réseau et de coopération, ou encore rallier de nouveaux donateurs à votre cause. Voici plusieurs groupes cibles visés par la communication externe (cf. Reifenhäuser/Reifenhäuser 2013: 89):

  • Bénévoles potentiels (fonctions de terrain et charges honorifiques) 
  • Bailleurs de fonds (donateurs, pourvoyeurs de subventions, etc.)
  • Autres organisations (partenaires de coopération potentiels, réseaux, groupements d’intérêts, etc.)
  • Grand public (médias, presse écrite, population, etc.)

L’une des tâches primordiales consiste à définir les groupes cibles ainsi que les messages à faire passer. Voici quelques instruments de la communication externe (cf. Reifenhäuser/Reifenhäuser 2013: 90):

  • Relations de presse
  • Interventions, articles et séminaires
  • Campagnes de communication, notamment par voie d’affichage
  • Journées portes ouvertes, stand d’information et salons
  • Newsletters, journal des bénévoles
  • Site Internet
  • Brochures d’image et documents d’information
  • Témoignages, ambassadeurs
  • Objets frappés du logo de l’organisation (cadeaux publicitaires)

Dans les organisations d’une certaine taille, où la communication externe est prise en charge par le service marketing ou communication, une bonne collaboration avec les responsables – rémunérés ou non – de la gestion et de la coordination des bénévoles est indispensable. Ils connaissent le bénévolat de l’intérieur et apportent un point de vue éclairé qui peut être utilisé dans la communication externe.

Rendre compte de l’activité des bénévoles

La communication externe a également pour objectif de rendre compte de l’activité des bénévoles. Il existe plusieurs manières d’y parvenir.
La première consiste à présenter sur le site Internet de l’organisation ou dans des documents de référence (rapports annuels ou autres) une sélection de faits révélateurs de l’engagement des bénévoles. Il peut s’agir de chiffres (nombre de bénévoles, d’heures accomplies, de kilomètres parcourus ou de cours dispensés, etc.), mais aussi d’informations (terrains d’intervention, prestations fournies, utilité pour les bénéficiaires, etc.). Insistez sur le fait que, sans collaborateurs bénévoles, de nombreux services ne pourraient être proposés.
Par ailleurs, des manifestations ou des projets de grande ampleur peuvent être l’occasion de rédiger des communiqués de presse mettant à l’honneur le travail accompli par les bénévoles.
La monétarisation du bénévolat est une troisième possibilité. Elle revient à calculer ce que coûterait la rémunération des heures effectuées par des bénévoles. L’indemnité horaire théorique proposée par le Siège CRS s’élève à 30 CHF.